Хранение первичных учетных документов

Как хранить первичные учетные документы?

1. Чиновники налогового ведомства отмечают, что положения п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ не запрещают формировать счет-фактуру на разных носителях (то есть в виде информации в электронной форме и на бумажном носителе). Поэтому в целях сокращения документооборота чиновники считают возможным подписывать второй экземпляр счета-фактуры усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя и главбуха (либо иных уполномоченных лиц). Если потребуется распечатать второй экземпляр счета-фактуры, подписанного усиленной КЭП, достоверность электронной подписи заверяется в установленном порядке руководителем организации.

Примечание. Даже если счет-фактура покупателю был выставлен на бумаге, продавец может хранить второй экземпляр счета-фактуры в электронном виде. Главное — чтобы документ был подписан усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя и главбуха (Письмо ФНС России от 06.09.2017 N СД-4-3/17731@).

2. Определить необходимость получения выписок и их хранения в бумажном виде должна сама организация исходя из внутренних правил документооборота. Организация вправе хранить выписки о движении денежных средств по счетам как в бумажном, так и в электронном виде. И тот, и другой вариант документа считается оригиналом. Необходимость получить в банке выписки и платежные поручения в бумажном виде может возникнуть, если соответствующий запрос сделают государственные органы и при условии что такая обязанность оговорена законодательно.

Хранение счетов-фактур

Как указала ФНС в Письме от 06.09.2017 N СД-4-3/17731@, положения п. 6 ст. 169 НК РФ не содержат запрета на формирование счета-фактуры на разных носителях (то есть в виде информации в электронной форме и на бумажном носителе). Поэтому в целях сокращения документооборота второй экземпляр счета-фактуры, выставленного на бумажном носителе, может быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Если возникнет необходимость распечатать вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных на бумажном носителе и подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, достоверность указанной подписи должна быть заверена в установленном порядке руководителем организации. Хранить же такие счета-фактуры можно в электронном виде без распечатки на бумажном носителе. Чиновники против этого возражать не должны, так как комментируют: счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе (см. Письма ФНС РФ от 19.07.2017 N СД-4-3/14079@, от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@, Минфина РФ от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259).
Кстати, так как счета-фактуры, выставленные в электронной форме, не распечатываются, пропуски в хронологии таких счетов-фактур фиксировать в сшиве счетов-фактур, выставленных на бумажном носителе, не нужно.

Данная статья может вас заинтересовать:   Внереализационные доходы и расходы в декларации по прибыли

Хранение банковских выписок

Платежки и банковские выписки — это первичка для бухгалтерского и налогового учета (письмо Минфина России от 6 декабря 2016 г. № 03-11-06/2/72657). Электронный первичный документ, который подписан электронной подписью, может подтверждать налоговый учет, в том числе расходы (письмо Минфина России от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24). Распечатывать его не обязательно.
Но первичные документы, включая банковские, компании должны хранить пять лет (п. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). А банк может реорганизоваться или сменить программное обеспечение. В таких случаях все данные или их часть могут стать недоступными. Более того, у банка могут отозвать лицензию. Тогда компания вообще не сможет получить доступ к старым платежкам и выпискам.
Кроме того, срок, в течение которого документы доступны в Клиент-Банке, может различаться у разных банков. Документы могут храниться бессрочно, но лучше уточнить это в своем банке. Если документы стали недоступны, компания может обратиться в банк и запросить их у него. Но за это придется платить.