Возврат излишне выплаченных пособий

Подскажите, пожалуйста, сотрудница родила 2- го ребеночка, в программе необходимо установить было, что это не первый ребенок, а ошибочно установили, что 2 ребенка и поэтому выплату по уходу за ребенком до 1,5 лет сотрудница получала несколько месяцев в двойном размере.

Имеем ли мы право попросить внести эти излишне выплаченные деньги в кассу или не платить ей далее 3 месяца, пока не выйдем на верные данные?

Как быть с суммами переплаты, так как они тянутся с конца 2017 года- пересдавать отчеты и уплачивать взносы и НДФЛ с этих сумм?
Заранее спасибо!

Вы вправе удержать излишне выплаченную сумму пособия из следующих выплат (ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»), так как Ваша ошибка считается счетной, либо попросить сотрудницу внести эти излишне выплаченные деньги в кассу. В Письме от 19 октября 2017 года N 03-15-06/68336 Минфин России указал, что сумма пособия сверх размера, который полагается по Закону, относится к выплате, которая производится в рамках трудовых отношений, соответственно, эту сумму необходимо обложить страховыми взносами, причем сделать это нужно и в отношении излишне выплаченного размера пособия, которое фактически с работника не удержано. Таким образом, если возникла переплата, то необходимо: исключить сумму переплаты из базы, занижающей страховые взносы; обложить размер переплаты взносами; уплатить пени за каждый день просрочки. И уже после этого бухгалтер может корректировать отчетность. Уточненная форма подается в тех случаях, когда пособие переплачено в предыдущем отчетном периоде.

Возврат выплаченных пособий

Нюансы возврата пособий

Ответ на вопрос о том, как вернуть излишне выплаченную сумму пособия по нетрудоспособности, беременности и родам, напрямую зависит от того, какая ошибка в расчетах была допущена. Так, неточности в расчетах можно условно разделить на две группы: счетные ошибки и ошибки, возникшие в связи с неправильным применением законодательства. Действующие правовые нормы позволяют работодателю взыскать с сотрудника излишки выплаченных пособий в случаях, когда такие переплаты возникают из-за счетных ошибок (ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ). Но прежде чем производить какие-либо удержания, необходимо определить, точно ли ошибка является счетной.
Четкого определения такого понятия, как «счетная ошибка», в Законе нет. Из анализа сложившийся практики и разъяснений государственных ведомств можно сделать вывод, что к таким неточностям в расчетах относятся арифметические ошибки, совершенные бухгалтером при подсчетах (Письмо Роструда от 1 октября 2012 г. N 1286-6-1, Определение Верховного Суда РФ от 20 января 2012 г. N 59-В11-17). Однако необходимо учитывать, что если переплата возникла из-за того, что бухгалтер неправильно применил нормы законодательства, то это не является счетной ошибкой, а относится ко второй группе — ошибки, связанные с неправильным толкованием норм закона.
Обратите внимание: к счетным ошибкам можно также отнести опечатки, которые были сделаны при внесении информации в программу учета, а также технические сбои в ПО, вследствие которых начисление произошло несколько раз.

Данная статья может вас заинтересовать:   Как высчитывается налог с больничного?

Возврат из-за ошибки

Если излишки выплаченных пособий возникли вследствие счетной ошибки, то бухгалтер может применить нормы ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 года N 255-ФЗ. При удержании излишне выплаченной суммы необходимо учитывать следующее: суммы взысканий имеют ограничения, с каждой выплаты можно удержать не более 20 процентов; компания не вправе отказать в расторжении трудового договора работнику, по которому есть переплата, и если сотрудник уволился, то взыскать переплату можно только через суд; удержание должно быть документально оформлено, произвести его можно только с письменного согласия работника (Письмо ФСС РФ от 20 августа 2007 г. N 02-13/07-7922). Если работник не согласен, то вернуть излишне выплаченную сумму пособия можно только через суд.
В случае переплаты из-за счетной ошибки необходимо зафиксировать факт получения работником большей суммы. Для этого также составляется акт, в котором фиксируется переплата из-за ошибки в расчетах, в акте также необходимо уточнить, что неправильный расчет возник из-за счетной ошибки. Далее необходимо уведомить работника о факте возникновения переплаты. Сделать это можно и устно, не обязательно составлять отдельное уведомление. После этого потребуется получить от работника заявление на удержание суммы переплаты из заработной платы. Несмотря на то что в ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 года N 255-ФЗ нет требования о том, что в случае переплаты из-за счетной ошибки работник должен написать письменное заявление на удержание, рекомендую тем не менее такой документ получить, так как в Письме ФСС РФ от 20 августа 2007 года N 02-13/07-7922 подобное требование чиновников все же содержится. И в завершение необходимо издать распоряжение об уменьшении заработной платы на размер переплаты.

Информирование фондов

Больничные и декретные пособия, выплачиваемые работникам на основании листка нетрудоспособности, уменьшают суммы страховых взносов. Поэтому проверяющие предъявят претензии, если страховые взносы будут занижены на сумму излишне выплаченного размера пособия. Отмечу, что в недавнем Письме от 19 октября 2017 года N 03-15-06/68336 Минфин России указал, что сумма пособия сверх размера, который полагается по Закону, относится к выплате, которая производится в рамках трудовых отношений, соответственно, эту сумму необходимо обложить страховыми взносами, причем сделать это нужно и в отношении излишне выплаченного размера пособия, которое фактически с работника не удержано. Таким образом, если возникла переплата, то необходимо: исключить сумму переплаты из базы, занижающей страховые взносы; обложить размер переплаты взносами; уплатить пени за каждый день просрочки. И уже после этого бухгалтер может корректировать отчетность. Уточненная форма подается в тех случаях, когда пособие переплачено в предыдущем отчетном периоде.