Учет расходов с подотчетными лицами

Вопрос: Можно ли при направлении в командировку группы из нескольких работников выдавать все подотчетные средства одному из них? Как им отчитаться за средства: каждому за себя или ответственному — за всех?

Да, может. Подотчетное лицо, это тот сотрудник, который должен отчитаться за израсходованные деньги, а отчитываться должен тот, кто их фактически израсходовал. Тот факт, что билеты куплены на других сотрудников, значения не имеет (законодательством не установлено, что нести расходы на приобретение билетов должно только то лицо, на которое они приобретаются).

В соответствии с пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание) выдача наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, оформляется расходным кассовым ордером, составленным согласно письменному заявлению подотчетного лица, в котором указаны сумма наличных денег и срок, на который выдаются наличные деньги, а также содержатся подпись руководителя и дата.
Никаких ограничений, препятствующих тому, чтобы денежные средства на расходы, связанные с направлением в командировку одновременно нескольких работников, были выданы под отчет одному из них, действующее законодательство и нормативные правовые акты не содержат.

Данная статья может вас заинтересовать:   Обязательный взнос на пенсионное страхование в 2018 году

Учет расходов с подотчетным лицом
Очевидно, что необходимый размер суммы денежных средств определяется не самим подотчетным лицом, а именно руководителем организации в соответствии с поставленными перед работником задачами. В частности, в заявлении на получение подотчетных средств следует прямо указать, что подотчетное лицо берет на себя обязанность приобрести проездные билеты, оплатить проживание в месте командирования, а также иные понесенные с ведома и разрешения работодателя расходы за всех направленных в командировку работников (прямо поименованных в заявлении).
Авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами представляется главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу (по возвращении из командировки), подотчетным лицом (пп. 6.3 п. 6 Указания).

Таким образом, именно подотчетное лицо заполняет авансовый отчет с приложением подтверждающих понесенные расходы документов, в том числе оформленных на имя других находившихся в командировке работников, перечисленных в заявлении на выдачу средств под отчет.
Работники, которым не выдавались денежные средства под отчет, не имеют ни оснований, ни права представлять авансовый отчет.