Бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам

В ООО имеются три погрузчика, шесть водителей, три карты ГСМ, два водителя работают на одном погрузчике попеременно.
Вопрос — можно ли закрепить приказом карты ГСМ за парой водителей, которые работают вдвоем на этом погрузчике?

Какие нужно оформить с ними документы, чтобы обезопасить себя и вести контроль расхода ГМС?
Возможно ли заключить договор материальной ответственности с водителями погрузчика, которые формально не входят в перечень материально ответственных лиц но фактически, получая в распоряжение топливную карту и пин-код, получают от организации материальные ценности ?. 09.07.2018 19:06:37

Нормативно порядок учета карт ГСМ за сотрудниками не урегулирован.
В соответствии с общепринятым порядком топливные карточки хранят в бухгалтерии и выдают по приказу руководства. Основные карты или, как их называют, топливный склад, никому не выдают. Карточки считаются владением фирмы.
В ситуации, когда требуется использование дисконта одним и тем же сотрудником, его закрепляют за ним. Для этого соответствующую информацию прописывают в приказе.
Распоряжения о закреплении карточек за конкретным лицом составляются в произвольном виде. Чтобы удобнее контролировать расходы и учитывать их рекомендуют вести специальный журнал для фиксации передачи пластиковых дисконтов водителям, а также их возврата.
Таким образом, Вы вправе закрепить использование карт ГСМ за водителями погрузчиков.
Контроль учета расходов ГСМ можно отследить по путевым листам, а также по нормам расхода топлива по конкретным видам транспортных средств (Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (ред. от 14.07.2015) «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» {КонсультантПлюс}). Нормы Минтранса по расходу топлива и смазочных материалов для целей налогообложения необязательны. Это признает и Минфин (Письма Минфина от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 10.06.2011 N 03-03-06/4/67). Однако это позволит Вам контролировать нормы расхода топлива водителями.

Данная статья может вас заинтересовать:   Особенности служебных командировок

Водитель автомобиля может быть привлечен к материальной ответственности за ущерб, причиненный работодателю (ч. 1 ст. 238 ТК РФ).
Согласно ч. 2 ст. 238 ТК РФ материальная ответственность возникает у работника, если ущерб причинен имуществу:

  • — работодателя;
  • — третьих лиц, если вследствие действий работника работодатель обязан возместить им ущерб.

С водителем автомобиля работодатель не вправе заключить договор о полной материальной ответственности, если только в трудовые обязанности водителя не входят, например, инкассаторские функции. Управление транспортным средством не предусмотрено перечнями должностей или работ, при выполнении которых с работниками могут быть заключены договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) ответственности. Указанные перечни утверждены Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.
Если такой договор был заключен в нарушение законодательства, работник может быть освобожден от обязанности возместить причиненный по его вине ущерб имуществу работодателя в полном размере (см. Обзор законодательства и судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за четвертый квартал 2009 года, утвержденный Постановлением Президиума Верховного Суда РФ от 10.03.2010).
Материальная ответственность работника, согласно ст. 241 ТК РФ, ограничивается его средним заработком. Иными словами, работник должен возместить работодателю ущерб в размере, не превышающем его среднюю заработную плату.