Порядок использования корпоративных карт



Добрый день!
Интересует следующий вопрос.
У сотрудника компании есть корпоративная карта, привязанная к счету компании. Сотрудник компании для сторонней организации (клиенту) по корпоративной карте покупает билеты на спортивное мероприятие, которое проводится за границей (в США). Между компанией и клиентом в дальнейшем составляются акты о передаче билетов и они оплачиваются. Сотрудник билетов не видит, билеты получаются непосредственно клиентом за границей перед началом спортивного мероприятия.
Какие документы должен предоставить сотрудник компании в качестве отчетности?

В соответствии с п. п. 1.5, 2.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение), юридическое лицо через уполномоченных им физических лиц может осуществлять по банковскому счету юридического лица с использованием банковских карт (электронных средств платежа) операции, связанные с деятельностью этого юридического лица, в том числе оплату расходов по приобретению товаров, выполнению работ, оказанию услуг <*>.

Конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием банковских карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, порядок документального подтверждения предоставления и возврата денежных средств определяются в договоре между банком и клиентом (п. 1.8 Положения).

Данная статья может вас заинтересовать:   Прием гражданина Белоруссии на работу

При совершении операций с использованием банковской платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме (документ по операциям с использованием платежной карты). Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения (п. 3.1 Положения).

Порядок осуществления операций, совершаемых работниками по банковским картам со счетом организации, определяется организацией самостоятельно (с учетом условий договора, заключенного с банком) и закрепляется внутренним распорядительным документом (локальным нормативным актом). Аналогичной позиции придерживается Минфин России в отношении перечисления подотчетных сумм на личные банковские карточки работников (Письмо от 25.08.2014 N 03-11-11/42288). По нашему мнению, данные разъяснения применимы и в случае выдачи денежных средств под отчет с использованием корпоративных карт.

Если сотруднику выдавались денежные средства подотчет, то он должен  представить авансовый отчет. К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т.д.). Перечень этих документов работник должен записать на оборотной стороне авансового отчета.

В Вашем случае таким документом может быть электронный чек и банковская выписка.