Передача документов в Госархив



При ликвидации юридического лица и прекращении физическим лицом деятельности в качестве ИП, нужно ли передавать данные о сотрудниках в Госархив? Если это не было сделано, какие санкции предусмотрены?
Каким образом можно восстановить трудовую книжку сотрудника данной организации при утере в таких случаях?

Ликвидация организации

Согласно ч. 10 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» при ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации.

Следовательно, если срок хранения документов не истек, ликвидационная комиссия должна организовать их упорядочение и передачу в государственный или муниципальный архив по соответствующему договору.

Административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена ст. ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Статья 13.20 КоАП РФ является общей нормой, которая устанавливает административную ответственность должностных лиц за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ.

При этом согласно ст. 2.4 КоАП РФ среди перечня составов административных правонарушений, по которым члены ликвидационных комиссий несут ответственность как должностные лица, указана только ст. 13.25 КоАП РФ. Статья 13.20 КоАП РФ в данный перечень не входит.

Статьей 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарного предприятия, а также иных специализированных субъектов за неисполнение обязанности по хранению документов в течение сроков, установленных соответственно законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях.

По нашему мнению, в случае непередачи кадровых документов в архив при ликвидации организации (в том числе при уничтожении документов, подлежащих передаче) также нельзя исключать возможность привлечения членов ликвидационной комиссии к уголовной ответственности по ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ за сокрытие (уничтожение) официальных документов.

Ликвидация ИП

В законе № 125-ФЗ. «Об архивном деле в Российской Федерации» прямо не сказано об обязанностях ИП по сдаче документов в архивы. Однако есть Статья 17. «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов», где ИП упомянуты в своеобразной формулировке.

Согласно статье 13 Закона № 125-ФЗ «Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности». Здесь речь идет о внутренних архивах .Предполагается, что по окончании года документы в определенном порядке переплетаются, и хранятся в отдельной комнате в организации (предполагаем что и у ИП тоже).

Данная статья может вас заинтересовать:   Доходы будущих периодов

Что касается обязательной сдачи документов в государственный или муниципальный архив, то Статьей 23 Закона № 125-ФЗ определено, что при ликвидации организации их документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу (а это приказы, учетные карточки, карточки лицевых счетов по начислению заработной платы или расчетно-платежные ведомости и другие), а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Т.е. обязанность по сдаче определенных документов во внешний архив появляется только при ликвидации организации. Граждане (ИП) в этой статье не упомянуты. Но поскольку ИП все же имеют госрегистрацию, то рекомендуем обратиться в ближайший местный муниципальный архив с данным запросом.

Восстановление трудовой книжки

Если бывший работодатель ликвидирован, можно оформить дубликат у нового работодателя, однако следует иметь в виду, что он не обязан это делать. Для оформления дубликата трудовой книжки у нового работодателя можно обратиться:

— в Государственный архив тех городов, где зарегистрированы предыдущие работодатели. Если организации были официально ликвидированы, то архив выдаст справки о том, когда и сколько работал заявитель в данных организациях;

— Пенсионный фонд с запросом о своем стаже. Каждый работодатель обязан регистрировать трудовые договоры в ПФР, поэтому фонд может предоставить необходимую информацию о стаже работника. Эти сведения предоставляются бесплатно в течение 10 дней после обращения заявителя. Для запроса есть форма С3В-2б, которую Вы можете заполнить, а работник поставит свою подпись. Не забудьте при отправке такого запроса приложить копии паспорта и страхового свидетельства сотрудника;

— суд. На основании искового заявления суд сможет направить запросы в соответствующие госорганы и структуры и получить необходимую информацию.

В дубликат трудовой книжки можно внести только подтвержденные данные, не подтвержденные данные внести нельзя.

Имейте в виду нельзя оформить дубликат трудовой книжки на основании копии или выписки из трудовой книжки, а также присланных вам предыдущими работодателями документов индивидуального учета, подтверждающих пенсионный страховой стаж. Поэтому если у Вас нет никаких сведений о прежних работодателях, независимо от причины, то в дубликатвносится информация только о работе у Вас в компании.