Особенности служебных командировок

Организация (ОСНО) направляет своих сотрудников на посещение международной мебельной выставки.
Считается ли это командировкой? Какие понесенные затраты (билеты, участие в выставке, проживание в гостинице) учитываются в расходы? какие документы надо предоставить и оформить?

Служебная командировка (далее также — командировка) — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Такое распоряжение должно быть оформлено письменно, например в виде приказа о направлении в командировку. Данный вывод следует из абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК РФ (далее — Положение о служебных командировках).
Местом постоянной работы считается место расположения организации (ее обособленного структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым договором (абз. 1 п. 3 Положения о служебных командировках).

Оплата командировочных расходов

Направленному в командировку работнику оплачиваются (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках) в частности суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом (ЛНА) вашей организации (Письмо Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135).
Исходя из вышеизложенного, мы делаем вывод, что выплата суточных и их налоговый учет не зависит от мероприятий, проводимых в рамках служебной командировки.
Нормы и порядок возмещения работнику командировочных расходов организация устанавливает сама в локальном нормативном акте (п. 11 Положения о командировках).

К командировочным расходам относятся (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ):

  • * расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • * расходы по найму жилого помещения;
  • * дополнительные услуги, оказанные в гостинице (есть исключения);
  • * суточные;
  • * расходы на оформление и выдачу виз, паспортов;
  • * другие расходы, перечисленные в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Перечень командировочных расходов открыт. Это значит, что если расходы прямо в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не указаны, но связаны с командировкой, то их, как правило, можно учесть в составе командировочных расходов. Например, расходы на такси в командировке (Письмо Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901).

Для учета командировочных расходов вам понадобятся следующие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. п. 3, 26 Положения о служебных командировках):

  • * приказ о направлении сотрудника в командировку на определенный срок. Для этого можно использовать, например, унифицированную форму N Т-9;
  • * утвержденный руководителем организации авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах.
    К авансовому отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой.
    Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете (п. 26 Положения о служебных командировках).
    Имейте в виду, что если подтверждающих документов нет либо если они оформлены с нарушениями, то расходы нельзя принять к учету при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

Какие расходы относятся к командировочным

Направленному в командировку работнику оплачиваются (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках):

  • * суточные за каждый календарный день командировки в размере, установленном коллективным договором или локальным нормативным актом (ЛНА) вашей организации (Письмо Минфина от 16.06.2016 N 03-04-06/35135);
  • * расходы на проезд к месту командировки и обратно, в том числе на такси или служебном либо личном автомобиле;
  • * расходы на проживание, в том числе на аренду квартиры в месте командировки (Письмо Минфина от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802);
  • * другие расходы, понесенные по распоряжению работодателя. Например, стоимость добровольного личного страхования на время командировки, аренды автомобиля в месте командировки, услуг VIP-залов в аэропортах и на вокзалах, расходы на упаковку багажа, стоимость проезда на аэроэкспрессе и такси, расходы на оформление визы при загранкомандировках.
    Если эти расходы подтверждены документами, их можно учесть при исчислении налога на прибыль и налога при УСН (Письмо Минфина от 10.09.2015 N 03-03-06/2/52238).
    По каким нормам возмещаются командировочные расходы
    Нормы и порядок возмещения работнику командировочных расходов организация устанавливает сама в локальном нормативном акте (п. 11 Положения о командировках).
Данная статья может вас заинтересовать:   Учет у комитента при реализации товара

Законом нормы установлены только по размеру суточных, не облагаемых НДФЛ (Письма Минфина от 05.06.2017 N 03-04-06/35510, ФНС от 15.03.2016 N ОА-4-17/4241@):

  • * за каждый день командировки по России — 700 руб.;
  • * за каждый день загранкомандировки — 2 500 руб.
    Все остальные командировочные расходы учитываются при исчислении налога на прибыль, налога при УСН и НДФЛ в том размере, в котором они установлены вашим ЛНА.

Как учесть командировочные расходы

При расчете налога на прибыль подтвержденные документами командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (Письма Минфина от 10.09.2015 N 03-03-06/2/52238, от 08.05.2015 N 03-03-06/1/26918).

НДС по расходам на командировки принимается к вычету при соблюдении двух условий (п. 7 ст. 171 НК РФ):

  1. * командировочные расходы оплачены организацией или работником;
  2. * по ним есть счет-фактура.

Принять к вычету НДС не по счету-фактуре, а по иным документам, в которых НДС выделен отдельной строкой, можно только по расходам на проезд и проживание командированного работника. К таким документам относятся:

  • * проездной билет, маршрут/квитанция (контрольный купон) электронного билета, квитанция на оплату пользования легковым такси — по расходам на проезд (Письма Минфина от 28.05.2018 N 03-07-07/36077, ФНС от 21.05.2015 N ГД-4-3/8565);
  • * бланк строгой отчетности — по расходам на проживание (Письмо Минфина от 25.02.2015 N 03-07-11/9440).
    В книге покупок регистрируется любой из этих документов (Письма Минфина от 28.05.2018 N 03-07-07/36077, ФНС от 21.05.2015 N ГД-4-3/8565).
    Проводки по командировочным расходам

Унифицированная форма приказа о командировке

Унифицированная форма приказа на командировку(форма Т-9) с 2015 года приобрела особое значение: с января отменены командировочные удостоверения и служебные задания (подп. Е п. 2 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595), а с августа необязательным стало ведение учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки (п. 3 Изменений правительственных актов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771).

Таким образом, количество обязательных документов, связанных с командировками, сократилось до 2:

  • письменное распоряжение (приказ) руководителя фирмы или ИП, в котором определяются цели, продолжительность и ориентировочные даты начала и окончания командировки;
  • авансовый отчет с прилагаемыми к нему проездными документами, документами на проживание и иными бумагами, подтверждающими расходы, связанные с выполнением задания.

Ниже прикладываем форму Т-9 о направлении работника в командировку