Компенсация ГСМ сотруднику

Директор ООО  использовал личный автомобиль для поездки по объектам Заказчика.
Каким образом ему возместить расходы на ГСМ (бензин)?
Какие документы надо для этого оформить?

Ответ:
При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ). Если дополнительное соглашение к трудовому договору не оформляется, то в таком случае достаточно приказа о возмещении расходов.
Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2, 5 Правил).

Статьей 188 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Расчет компенсации ГСМ

Нормы расходов на выплату компенсаций за использование личных автомобилей составляют:

  • — для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно — 1 200 руб. в месяц;
  • — для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см — 1 500 руб. в месяц.
Данная статья может вас заинтересовать:   Можно ли использовать старый бланк счет-фактуры?

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (Письмо Минфина России от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366).
По мнению Минфина России, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ не включает в расходы компенсацию за использование работниками личного грузового транспорта. Они могут быть учтены в составе прочих расходов в размере фактических затрат на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150).
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные автомобили для служебных поездок, являются приказ руководителя организации, заявление работника, а также копия свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего работнику (Письмо Минфина России от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326).

Компенсация ГСМ сотруднику

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Так как гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядка их установления, для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ.
Согласно п. 1 Письма Минфина России от 24.11.2017 N 03-04-05/78097 освобождению от налогообложения НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ также подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении им своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом необходимо иметь документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, расчеты сумм компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие произведенные в связи с этим расходы.