Оформление командировки на личном авто

Добрый день!

  1. Требования налоговой инспекции к документальному оформлению командировок на личном транспорте.
  2. Требования налоговой инспекции к документальному оформлению командировок на личном транспорте, если на одной машине едут 2 и более работников

Если работник едет в командировку на автомобиле (неважно, служебном или личном), то необходимо (п. 7 Положения о командировках, Письма Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406):

— в приказе о направлении в командировку указать, что работник едет туда на автомобиле;

— оформить путевой лист на автомобиль

Если работник едет в командировку на личном транспорте, также заключите с ним соглашение об использовании его автомобиля в служебных целях (если такого соглашения не было раньше) и получите копию ПТС или регистрационного свидетельства на автомобиль (ст. 188 ТК РФ, Письмо Минфина от 11.04.2013 N 03-04-06/11996 (п. 2)). За использование личного автомобиля нужно выплатить работнику компенсацию.

К авансовому отчету по командировке на автомобиле работник должен дополнительно приложить путевой лист, квитанции или чеки на покупку ГСМ, а также служебную записку с указанием даты выезда в командировку и возвращения из нее (п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).

В остальном командировка работника на автомобиле оформляется и оплачивается, как обычно.

Что касается других сотрудников, которые поедут в том же автомобиле, то в приказе о направлении в командировку указать, что работники едут туда на автомобиле одного из направленных в командировку сотрудников. Поскольку у этих работников не возникает расходов на проезд, то на основании приказа о направлении в командировку им не положена компенсация за проезд. В остальном командировка данных работников оформляется и оплачивается, как обычно.

Как оформить командировку на личном автомобиле

Работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, нужно выплачивать компенсацию за его использование и износ (амортизацию). Кроме этого, вы должны возмещать работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), если он подтвердит их документами (ст. 188 ТК РФ).

И компенсация, и возмещение затрат в сумме, предусмотренной письменным соглашением с работником:

— не облагаются НДФЛ и страховыми взносами;

— не отражаются в справке 2-НДФЛ.

Как при ОСН, так и при УСН и компенсация, и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Исключение одно — при использовании легкового автомобиля работника расходы на ГСМ можно учесть только в сумме, не превышающей норматив, который зависит от объема двигателя:

  • до 2 000 куб. см включительно – 1200 руб. в месяц

  • свыше 2 000 куб. см – 1500 руб. в месяц

Данная статья может вас заинтересовать:   Отражение займа в декларации по прибыли