Использование служебного автомобиля в личных целях

Можно ли использовать служебный автомобиль руководству для движения к месту жительства и на работу? В связи с производственной необходимостью, в выходные дни часто приходится приезжать на работу. Как правильно оформить возможность использования служебного ТС не нарушая законодательство? Является ли использование служебного ТС доходом сотрудника и можно ли при этом учесть ГСМ в налоговом учете?

В случае, если использование автомобиля в выходные дни возможно подтвердить производственной необходимостью, то объекта НДФЛ не возникает, использование автомобиля оформляется приказом, ГСМ можно учесть в налоговом учете при наличии путевых листов.
Если же доказать производственную необходимость не удастся, то использование автомобиля уже в ЛИЧНЫХ целях директора следует оформить договором безвозмездного пользования, ГСМ в налоговом учете учесть нельзя, при компенсации ГСМ директору возникает НДФЛ.

Директор организации, с одной стороны, является руководителем — единоличным исполнительным органом, который решает все хозяйственные, управленческие и финансовые вопросы, а с другой — он работник организации, который работает по трудовому договору и соблюдает правила трудового распорядка. Отношения между обществом (работодателем) и директором как работником регулируются нормами трудового права в их совокупности (ст. ст. 16, 20, 56, 273 Трудового кодекса РФ, ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

В данном случае в рамках существующих правоотношений работник, даже обладая статусом генерального директора, является работником, обязанным соблюдать нормы действующего трудового законодательства, в том числе касающиеся использования служебного автотранспорта.
Если трудовым договором не предусмотрено иное, использование директором служебного автомобиля в выходные дни в личных целях следует квалифицировать как бытовую услугу, не связанную как со служебной необходимостью, так и с исполнением им своих трудовых обязанностей.
Правоотношения, при которых одна сторона предоставляет имущество или услугу без материальной выгоды для себя, называются безвозмездными.
В соответствии с п. 2 ст. 423 Гражданского кодекса РФ безвозмездным признается договор, по которому одна сторона обязуется предоставить что-либо другой стороне без получения от нее платы или иного встречного предоставления. Стороны заключают между собой безвозмездный договор, в котором прописываются все условия сделки, а также права и обязанности сторон. Объектом договора может выступать различное имущество, вещь, услуга и т.д. Стороны договора — это участники безвозмездной сделки.
Поскольку работник плату за пользование автомобилем в выходные дни в личных целях не производит, следовательно, бесплатное предоставление служебного автомобиля является безвозмездной передачей.
При этом п. 3 ст. 423 ГК РФ предусмотрено, что договор предполагается возмездным, если из закона, иных правовых актов, содержания или существа договора не вытекает иное.
Гражданское законодательство не содержит запрета на заключение договоров безвозмездного пользования служебным автомобилем между физическими лицами и организациями. Согласно п. 1 ст. 421 ГК РФ граждане и юридические лица свободны в заключении договора. В соответствии с гражданским законодательством РФ договор между организацией и физическим лицом должен быть заключен в письменной форме (ст. 161 ГК РФ).
ГК РФ предусматривает разные правила определения возмездности либо безвозмездности договора между сторонами. Так, в соответствии со ст. ст. 572, 689 ГК РФ безвозмездными признаются договоры дарения, ссуды.
Таким образом, использование работником (директором) служебного автомобиля в личных целях в выходные дни без внесения платы приравнивается к безвозмездному пользованию. В данном случае возможно заключить договор безвозмездного пользования.

Данная статья может вас заинтересовать:   Что если зарплата меньше МРОТ?

Налоговый учет стоимости ГСМ по чекам АЗС

В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам относятся затраты налогоплательщика на приобретение топлива, воды, энергии всех видов, расходуемых на технологические цели, выработку (в том числе самим налогоплательщиком для производственных нужд) всех видов энергии, отопление зданий, а также расходы на производство и (или) приобретение мощности, на трансформацию и передачу энергии.
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ прочими расходами, связанными с производством и реализацией, являются, в частности, расходы налогоплательщика на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).
На основании п. 1 ст. 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

УФНС России по г. Москве в Письме от 19.06.2006 N 20-12/54213@ сообщило, что для признания расходов на приобретение ГСМ в период работы автомобильного транспорта сверх нормального рабочего дня (рабочего времени) в целях налогообложения прибыли необходимо наличие утвержденных руководителем организации правил внутреннего распорядка, предусматривающих работу в выходные дни и обеспечение точного учета сверхурочных работ, выполненных водителями автомобилей.
Например, в Постановлении от 04.02.2008 N КА-А40/13427-07-2 ФАС Московского округа указал, что стоимость топлива, приобретенного в выходные дни, также соответствует критериям расходов, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ, поскольку организацией представлены приказы руководителя о сменной работе водителей.
Однако с учетом того, что руководитель является работником с особым статусом, привлечение его к работе в выходные дни, по нашему мнению, должно быть предусмотрено решением участников общества либо последние на основании протокола общего собрания участников предоставляют право руководителю самостоятельно принимать решение о работе в выходные дни и/или включают соответствующее положение в трудовой договор, заключенный с директором.