Использование авто в служебных целях

Работник написал заявление о выплате компенсации за использование в служебных целях автомобиля.
Автомобиль ему не принадлежит на праве собственности. Работник вписан в полис ОСАГО.
Предоставил копию полиса ОСАГО и копию СТС.
Вопросы:
1. Достаточно ли этих документов для предоставления компенсации или нужна еще доверенность от собственника на право управления или на право использования автомобиля для служебных поездок?
Просьба выслать ссылки на действующее законодательство.
2. Каким образом оформить предоставление компенсации?
3. Обязана ли компания компенсировать все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля или можно утвердить фиксированную сумму на все расходы, не важно, сколько работник несет расходов?
4. Если автомобиль попадает в ДТП или с ним что-то происходит в момент использования его работником для служебных поездок, имеет ли право работник или собственник автомобиля потребовать возмещение материального ущерба?

 

Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно различными способами. В большинстве случаев применяют следующие два способа:

  1. Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды
  2. Организация использует личный автомобиль работника на основании договора аренды
    Заметим, что в настоящее время с точки зрения Правил дорожного движения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 109, доверенность на право управления автомобилем не является обязательным документом, который должен иметь при себе водитель автомобиля, не являющийся его собственником (пп. «а» п. 1 Постановления Правительства РФ от 12.11.2012 N 1156 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации», п. 2.1.1 Правил дорожного движения).
    Работник может называть своим (личным) не только тот автомобиль, который он купил (приобрел) себе в собственность, но и чужой автомобиль, которым он управляет с разрешения собственника. Однако нужно понимать, что формально (по закону) собственником автомобиля является именно тот, кто указан в ПТС в качестве собственника.
    В ст. 188 ТК РФ говорится о возмещении расходов работника, связанных с использованием в интересах работодателя исключительно его личного имущества. В этой связи возникает вопрос, насколько правомерна выплата компенсации работнику, который использует в служебных целях автомобиль, который ему не принадлежит (собственником которого он не является)?
  3. Налоговики считают, что автомобиль, управляемый физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, поэтому суммы компенсаций, выплачиваемые работнику за использование автомобиля, на котором он ездит на основании полиса ОСАГО, облагаются НДФЛ в общем порядке (Письмо ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@).
    Доказать право на льготу по НДФЛ в этой ситуации получится только в том случае, если собственником автомобиля является супруг (супруга) работника и этот автомобиль был приобретен ими в браке в совместную собственность (см., например, Письма Минфина России от 05.12.2012 N 03-03-06/1/629 и от 27.08.2012 N 03-04-05/6-1004).
    Если Вы все же будете рассматривать эту выплату как компенсацию, то для ее оформления работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.
    Как при ОСН, так и при УСН и компенсация, и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их выплаты в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).
    Исключение одно — при использовании легкового автомобиля работника расходы на ГСМ можно учесть только в сумме, не превышающей норматив, который зависит от объема двигателя (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 N 92, Письмо Минфина от 14.12.2017 N 03-04-06/83831): Объем двигателя легкового автомобиля, норматив (руб/мес.): до 2 000 куб. см включительно — 1 200 руб. свыше 2 000 куб. см — 1 500 руб.
Данная статья может вас заинтересовать:   Покупка автомобиля на ИП

Если автомобиль попадает в ДТП или с ним что-то происходит в момент использования его работником для служебных поездок, работник или собственник автомобиля не имеет права потребовать возмещение материального ущерба, только если соглашением сторон не предусмотрено иное.
В случае если дорожно-транспортное происшествие произошло по не вине водителя (работника) автомобиля, то страховое возмещение выплачивается страховой компанией, в которой застрахована обязательная ответственность владельцев транспортных средств (ОСАГО по прямому возмещению).
Порядок действий для получения страхового возмещения определен в Ситуации: Как получить страховое возмещение по договору ОСАГО — прилагается.

С точки зрения трудового законодательства к компенсациям относятся денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ч. 2 ст. 164 Трудового кодекса РФ).
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с использованием этого имущества. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В рассматриваемой ситуации работник использует в служебных целях автомобиль, принадлежащий другому лицу, которым он имеет право пользоваться на основании
В связи с этим возникает вопрос, может ли такой автомобиль считаться личным имуществом в целях применения к нему положений ст. 188 ТК РФ.

По мнению судебных органов, под личным имуществом следует понимать имущество, находящееся во владении или пользовании конкретного лица не только на праве собственности, но и на других законных основаниях. Переданный по доверенности автомобиль по отношению к третьим лицам не может восприниматься иначе, как находящийся во владении и пользовании конкретного лица. Именно указанные правомочия и необходимы для использования автомобиля в служебных целях, что позволяет работодателю компенсировать затраты на использование автомобиля, находящегося во владении работника на основании доверенности (Определение ВАС РФ от 24.01.2014 N ВАС-4/14, Постановления ФАС Уральского округа от 29.05.2013 N Ф09-4358/13 по делу N А76-18948/2012, ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 по делу N А12-2881/2012).
Согласно нормам ст. 188 ТК РФ выплата компенсации не ставится в зависимость от того, использует работник в служебных целях автомобиль, принадлежащий ему на праве собственности или на основании какого-либо иного права. В связи с этим, а также учитывая арбитражную практику, можно сделать вывод, что компенсацию, выплачиваемую работнику за использование в служебных целях автомобиля, которым он, не являясь собственником, имеет право пользоваться, следует рассматривать как компенсацию, выплачиваемую на основании ст. 188 ТК РФ.
Однако официальные органы иначе трактуют содержание указанной нормы, разъясняя, что транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, в связи с чем такое возмещение не может считаться компенсацией, выплачиваемой в соответствии со ст. 188 ТК РФ (см., например, Письма Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92, ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@, Минфина России от 21.02.2012 N 03-04-06/3-42).
Отметим, что в связи с такой трактовкой норм ст. 188 ТК РФ у организации при выплате работникам компенсаций за использование автомобилей, не принадлежащих работникам на праве собственности, могут возникнуть налоговые последствия, которые рассмотрены ниже в соответствующих разделах.